Personvernerklæring for Oslo katolske bispedømme – Tribunalet
I den katolske kirke har hvert bispedømme en egen domstol, som har indre juridisk myndighet i kirken innenfor bispedømmets grenser. En slik kirkelig domstol kalles et Tribunal. Tribunalet i Oslo katolske bispedømme dekker også stiftene Trondheim og Tromsø. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Oslo katolske bispedømme (heretter «OKB», «oss», eller «vi») behandler personopplysninger i forbindelse med Tribunalets virksomhet.
Vi skal behandle dine personopplysninger i samsvar med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk, herunder personopplysningsloven av 2018 som inkorporerer EUs personvernforordning 2016/679 (GDPR).
OKB har utnevnt et eget personvernombud. Hvis du har spørsmål om OKBs behandling av personopplysninger i Tribunalet eller ønsker å utøve dine rettigheter, kan du kontakte vårt personvernombud på:
Oslo katolske bispedømme
Personvernombudet
Akersveien 5
0177 Oslo
Tlf 23 21 95 00 (sentralbord)
E-post personvernombud@katolsk.no
Hvilke personopplysninger behandles, og hvorfor?
Tribunalet behandler personopplysninger i forbindelse med behandling av saker som blir brakt inn for Tribunalet, om personer som selv har brakt saken inn for Tribunalet, vitner i saken, og andre berørte og involverte parter i saken. Dette kan omfatte personopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, epost, alder, sivilstatus, nasjonalitet, tilknytning til andre berørte parter i saken, informasjon om din familie, og andre opplysninger som vil være relevant for den konkrete saksbehandlingen og informasjon som du velger å dele med Tribunalet.
Behandlingen kan videre omfatte såkalte særlige kategorier av (sensitive) personopplysninger, for eksempel informasjon om din religion eller tilknytning til Den katolske kirken, informasjon om din helse og velvære, informasjon som avslører rasemessig eller etnisk opprinnelse, eller informasjon om din seksuelle legning. Vi bestreber å kun behandle særlige kategorier av personopplysninger i den grad det er strengt nødvendig.
Tribunalet behandler i hovedsak ekteskapssaker, disiplinærsaker, saker om prester som skal løses fra sine verv, og spørsmål ved usikkerhet om noen er døpt eller ikke. Vi samler inn og bruker dine personopplysninger for å behandle slike saker i tråd med kanonisk rett og innenfor vårt mandat. Vi ønsker blant annet å sikre at saken er tilstrekkelig opplyst med hensyn til det faktiske avgjørelsesgrunnlaget, kommunisere med deg om saker der du er involvert som part eller vitne, og svare på eventuelle henvendelser fra deg.
Vi må ha et lovlig behandlingsgrunnlag i GDPR for å behandle personopplysningene dine. Behandlingsgrunnlag vil variere i henhold til hvordan og hvorfor vi behandler informasjon om deg, men typiske eksempler inkluderer:
- Du har samtykket til behandlingen (ordinære og særlige kategorier av personopplysninger),
- Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som OKB har inngått med deg,
- Behandlingen er nødvendig for å oppfylle OKBs rettslige forpliktelser,
- Behandlingen er nødvendig for å ivareta OKBs berettigede interesser, herunder å utføre Tribunalets oppgaver på best mulig måte og behandle saker innenfor vårt mandat under kanonisk rett, men kun dersom dine personvernrettigheter ikke går foran vår berettigede interesse,
- Behandlingen utføres som ledd i OKBs berettigede aktiviteter og med nødvendige garantier, men kun i tilfeller hvor behandlingen gjelder medlemmer eller tidligere medlemmer av Den katolske kirke eller personer som på grunn av OKBs mål har regelmessig kontakt med oss (kun særlige kategorier av personopplysninger),
- Behandlingen gjelder personopplysninger som det er åpenbart at den registrerte har offentliggjort (kun særlige kategorier av personopplysninger),
- Behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav (kun særlige kategorier av personopplysninger).
Generelt vil vi samle inn personopplysningene direkte fra deg, men i enkelte tilfeller kan vi motta informasjon om deg fra andre kilder. Dette kan f.eks. være offentlige registre eller andre parter eller vitner i saken. Du vil i alle tilfeller bli varslet dersom du er part i en sak for Tribunalet.
Dine rettigheter
Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet dersom visse forutsetninger foreligger. Du finner mer informasjon om dine rettigheter på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no
Dersom vårt behandlingsgrunnlag er basert på ditt samtykke, kan du når som helst trekke tilbake ditt samtykke. Dette vil ikke påvirke lovligheten av behandlingen fra tiden før samtykket ble trukket tilbake.
Du har videre rett til å klage til Datatilsynet dersom du ikke er enig i hvordan vi behandler personopplysningene dine. Vi ber deg likevel om å ta kontakt med oss først slik at vi kan oppklare eventuelle uklarheter.
For å ta i bruk dine rettigheter må du ta kontakt med oss på e-post eller telefon iht. vår kontaktinformasjon. Vi har plikt til å legge til rette slik at du kan få oppfylt dine rettigheter kostnadsfritt og innen 30 dager. Tar det lenger tid enn dette vil du få beskjed.
Utlevering av personopplysninger til tredjepart
OKB vil kunne dele dine personopplysninger med tredjeparter dersom disse leverer tjenester innen drift, vedlikehold og andre tekniske løsninger for oss. Vi benytter Microsoft 365 til e-post- og dokumentlagring og videomøter, og dette kan du lese mer om i vår personvernerklæring for Office 365. Hvis du er tilknyttet en sak som blir anket, kan dine personopplysninger blir delt med ankedomstolen i erkebispedømmet Westminsters tribunal i London eller Den Romerske Rota (kirkens ankedomstol i Roma).
Den skriftlige avgjørelsen i en konkret sak kan inneholde personopplysninger om deg. En avgjørelse deles med partene i saken, for å ivareta berørte parters interesser.
Lagring og sletting av dine personopplysninger
Personopplysninger vil kun bli lagret så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen og de lovpålagte pliktene vi har. Dette betyr for eksempel at personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt, som f.eks. lovmessige plikter knyttet til regnskapsføring. Personopplysninger vi behandler som følge av lovmessig plikt, vil slettes så snart vi ikke har plikt til å oppbevare opplysningene.
Sikkerhet
All behandling av personopplysninger sikres med de påkrevde tekniske og organisatoriske tiltak. Vi håndterer informasjon slik at den er riktig, tilgjengelig og håndtert i henhold til grad av sensitivitet på opplysningene. Tilgangen til personopplysninger begrenses til det personalet eller de tredjepartene som har tjenstlig behov for tilgang. Alle i Tribunalet har taushetsplikt.
Endringer
Vi vil kunne oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen dersom dette er nødvendig på grunn av endringer i regelverket eller vår behandling av personopplysninger. En oppdatert versjon ligger alltid tilgjengelig på våre nettsider.
Denne personvernerklæringen er sist oppdatert i juni 2024.