Personvernerklæring for Oslo katolske bispedømme – Office 365
Oslo katolske bispedømme (OKB). benytter Microsoft Office 365 til E-post- og dokumentlagring. Systemet administreres av OKB, men benyttes på landsbasis, da også av andre katolske organisasjoner enn OKBs interne administrasjon, blant andre de to andre kirkedistriktene i Norge, av flere klostre og av Norges Unge Katolikker.
OKBs IT-avdeling har fullmakt til å administrere tilgang til Office 365, og er de eneste som har slik tilgang. Avdelingens ansatte har taushetsplikt, og har egne rutiner for å hindre uautorisert tilgang til administrasjonsmulighetene. De ansatte i avdelingen har hverken automatisk tilgang til innholdet av ansattes eller organisasjonens E-post eller dokumenter, eller til sikkerhetskopier av dette.
Avdelingen opprettholder noe statistikk med bruken av Office 365, men overvåker ikke E-post eller dokumenter. Skulle det oppstå et behov for tilgang til ansattes data lagret i Office365 vil slik tilgang kun skje i henhold til reglene i personopplysningsforskriften (https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2018-07-02-1108). Dette innebærer bl.a. at den ansatte normalt vil få forhåndsvarsel.
OKB har et personvernombud som bl.a. fører tilsyn med kirkens E-post- og datalagringssystemer. Personvernombudet kan kontaktes ved mistanke om avvik fra personvernreglene:
Oslo katolske bispedømme
Personvernombudet
Akersveien 5
0177 Oslo
Tlf 23 21 95 00 (sentralbord)
E-post personvernombud@katolsk.no
Tekniske henvendelser vedrørende av Office365 bes rettet til OKBs IT-avdeling.
Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert 2. januar 2020.