Det enkle svaret er at forskjellen svarer omtrent til forskjellen i norsk embetsmannsspråk på en «sogneprest» og en «konstituert sogneprest», dvs. det finnes – i hvert fall i prinsippet – noe midlertidig over tjenesten som sogneadministrator i forhold til tjenesten som sogneprest.
«Administrator»
Når vi i katolsk sammenheng på norsk ikke bruker ordet «konstituert», skyldes det kanskje at vi heller ikke på latin bruker ordet constitutus. Det latinske verb constituere betyr i kirkerettslig sammenheng noe slikt som «oppnevne», «etablere», «utgjøre», «gjøre», «danne», «sette i posisjon» osv.
På latin har man derfor i stedet valgt substantivet administrator for den som midlertidig administrerer eller forvalter et embete som er vakant eller der innehaveren er forhindret fra å gjøre jobben sin. (Før Det annet vatikankonsil brukte man andre begreper for det samme.) Ordet har lett latt seg bruke også på norsk.
Derfor bar biskop Bernt Eidsvig tittelen «apostolisk administrator» i de 11 år han ledet Trondheim stift i påvente av en egen biskop der. Biskop Erik Varden har på samme måte i et par år båret tittelen «apostolisk administrator» i Tromsø stift.
Jeg bar selv tittelen «diøcesanadminstrator» mens jeg ledet stiftet mellom biskop Goebel og biskop Grgić (2006–09). (Forskjellen på en apostolisk administrator og en diøcesanadministrator er hovedsakelig at mens førstnevnte er utnevnt av paven, er sistnevnte valgt fra bispedømmet.)
I sogneprestens sted
Kirkeretten sier: «Sognepresten er den egne hyrde for det sogn som er ham overdratt; han ivaretar under diøcesanbiskopens autoritet den pastorale omsorg for den menighet som er ham betrodd, og han er kalt til å ta del i diøcesanbiskopens Kristus-tjeneste …» (Kan. 519) «Når et sogn blir vakant eller når sognepresten på grunn av fangenskap, flukt eller bortvisning, ugildhet eller svekket helbred eller av en annen årsak hemmes i å utøve det pastorale oppdrag i sognet, må en sogneadministrator så snart som mulig uttas av diøcesanbiskopen, nemlig en prest til å gå inn i sogneprestens sted i samsvar med det som er bestemt i kan. 540.» (Kan. 539)
Stort sett har en sogneprest og en sogneadministrator de samme rettigheter og forpliktelser, men en administrator nok noe færre. Å avskjedige en sogneprest er veldig vanskelig dersom han motsetter seg det. Prosedyren biskopen må følge, er komplisert, og saken kan fort havne i Vatikanet der den kan vare i årevis. En sogneadministrator har et mye svakere stillingsvern.
Liturgisk handling
En del biskoper har nok vært fristet til å la unge eller «tvilsomme» prester sitte som sogneadministrator fremfor som sogneprest i årevis. Det er neppe helt «etter boken». Utnevnes begge deler samtidig, kan det også skyldes at «kabalen» bare delvis har gått opp.
Innsettelsen av en sogneprest er en høytidelig liturgisk handling. Noe tilsvarende finnes ikke for en sogneadministrator.